01 · Vision globale
À partir d'aujourd'hui, on transforme ton anniversaire à Sarzeau en projet fluide : tout est centralisé dans une mini-application aux couleurs du FC Lorient.
Ce que tu auras sous la main
- Un tableau de bord pour suivre invités, hébergements, prestataires, activités, matériel.
- Une vision claire de chaque journée : qui va où, avec quel moyen de transport.
- Un espace unique pour les photos et vidéos de la semaine.
Comment on s'organise ensemble
- On structure la base Airtable et on y injecte toutes tes infos existantes.
- On génère une appli web simple, en un clic, branchée sur cette base.
- On suit un planning clair d'aujourd'hui à J+15 après ton événement.
02 · Outils digitaux utilisés
On reste sur des outils simples, accessibles depuis un smartphone ou un ordinateur, sans login compliqué pour tes invités.
Airtable · Le cerveau de l'anniversaire
Une base de données unique qui contient : invités, hébergements, activités, prestataires, matériel. Tu pilotes tout depuis ce tableau.
Invités & réponses
Hébergements & lits
Planning des journées
Prestataires & contrats
Mini-application web (vue invité)
Une page web responsive, aux couleurs tango et noir, que tes invités ouvrent en un clic depuis un lien ou un QR code.
- Programme jour par jour avec lieux, horaires et cartes.
- Infos pratiques (parkings, navettes, dress code, contacts).
- Liens vers le groupe WhatsApp et l'album photos partagé.
Communication & souvenirs
- Groupe WhatsApp pour les annonces officielles et les infos de dernière minute.
- Affiches / visuels créés avec Canva pour donner le ton de la semaine.
- Un album collaboratif (Drive / app dédiée) pour centraliser toutes les photos et vidéos.
03 · Planning global · d'aujourd'hui à J-0
On balise les grandes étapes jusqu'au début de ta semaine d'anniversaire (25/07 → 02/08).
Phase 1 · Mise en place des outils
Aujourd'hui → fin avril
- Créer la base Airtable avec les tables : Invités, Hébergements, Activités, Prestataires, Matériel.
- Importer tes listes existantes (Excel, notes, mails) et les ranger proprement.
- Configurer les champs utiles (allergies, covoiturage, chambres, contraintes horaires).
Phase 2 · Invitations & confirmations
Début mai → mi-juin
- Envoyer le formulaire d'inscription (connecté à Airtable) à tous les invités.
- Suivre automatiquement les réponses et les relances dans le tableau de bord.
- Ajuster le nombre de lits, de repas, de places dans les activités.
Phase 3 · Logistique fine
Mi-juin → 10 juillet
- Figer la répartition des hébergements (qui dort où, quelle nuit).
- Valider avec chaque prestataire : jours, horaires, quantités, paiements.
- Lister, par jour, les besoins en matériel (sono, vidéo, vélos, kayaks...).
Phase 4 · Appli & communication invités
10 juillet → veille du 25/07
- Générer la mini-application web à partir d'Airtable (programme + infos pratiques).
- Créer les visuels (affiche, bannière WhatsApp) aux couleurs du FC Lorient.
- Envoyer à tous les invités : lien de l'appli, groupe WhatsApp, consignes d'arrivée.
04 · Images & vidéos · de J-7 à J+15
On planifie clairement la production et la livraison des souvenirs visuels autour de ton événement.
Avant et pendant l'événement
J-7 à J-1
Semaine du 25/07 au 02/08
- Configurer l'album partagé (Drive ou app dédiée) et préparer un QR code.
- Intégrer le lien/QR code dans l'appli et l'afficher dans la salle + les lieux clés.
- Identifier quelques "ambassadeurs photos" parmi tes proches pour garantir des prises de vue de chaque moment fort.
- Encourager les invités, via WhatsApp, à déposer chaque soir leurs photos/vidéos du jour.
Après l'événement · jusqu'à J+15
J+1 à J+3 · Récupération
Juste après le 02/08
- Rappeler le lien de dépôt à tous les invités (message type dans le groupe WhatsApp).
- Vérifier que tout le monde a bien accès à l'album (invités en retard, souci de lien).
- Classer rapidement les contenus par journée / activité si possible.
J+4 à J+10 · Sélection & montage léger
Tri des souvenirs
- Identifier les meilleurs clichés par jour (top 20/30 photos par moment fort).
- Créer des dossiers : "Best of", "Photos de groupe", "Moments insolites".
- Optionnel : monter une courte vidéo best-of (musique + photos/vidéos clés).
J+11 à J+15 · Livraison finale
Clôture du projet anniversaire
- Partager aux invités : le lien final vers les dossiers organisés + éventuelle vidéo best-of.
- Envoyer un message de remerciement avec le lien de l'appli (version "souvenirs").
- Archiver dans Airtable les infos utiles pour de futurs événements (prestataires, volumes, retours).
05 · Prochaines étapes concrètes
Voici comment tu peux t'appuyer sur ce plan dès maintenant.
Ce que ce document t'apporte
- Une présentation claire à montrer ou à partager à qui t'aide sur l'organisation.
- Un fil conducteur simple, de maintenant à J+15, pour les tâches clés et les livrables médias.
- Une base pour construire la vraie appli invités connectée à Airtable.
Ce qu'on fait juste après
- Créer ensemble la base Airtable (structure des tables + premières données).
- Détailler le programme jour par jour dans Airtable à partir de tes infos.
- Brancher une mini-appli web sur cette base, dans le même esprit visuel que ce document.
Tu peux déjà utiliser cette page comme "présentation 3.0" à ouvrir en un clic sur ton téléphone, ta tablette ou ton ordinateur.